Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilö- ja yritysasiakkaitamme siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan rekisterinpitäjänä Virtuaalidirektiivi.fi-palvelumme yhteydessä.
Suhtaudumme vakavasti siihen, että noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta samoin kuin muuta soveltuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietoja. Huolehdimme myös siitä, että käsittely on tietoturvallista ja että tietosuojakäytäntömme mahdollistavat täysimääräisen rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen.
Huomaathan, että jos olet yritysasiakkaamme hallinnoiman Virtuaalidirektiivi.fi-tilin käyttäjä, kuten yritysasiakkaamme työntekijä tai sen palveluksessa oleva kuljettaja, toimimme henkilötietojen käsittelijänä yritysasiakkaamme työntekijä- ja kuljettajatietojen osalta. Lisäksi palvelussamme tarjotut koulutukset ovat kouluttajakumppanimme järjestämiä, jolloin kyseinen kouluttajaorganisaatio toimii rekisterinpitäjänä koulutuksiin liittyville henkilötiedoille, ja me toimimme kouluttajaorganisaation lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Lisätietoja näissä yhteyksissä tehtävästä henkilötietojen käsittelystä saat tutustumalla työnantaja- ja kouluttajaorganisaation tietosuojaselosteeseen.
Päivitetty: 02.12.2025
Rekisterinpitäjä
Datadrivers Oy (2866403-6)
Hallituskatu 2 A 7, 95400 Tornio
tietosuoja@datadrivers.fi
(jäljempänä ”me”)
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tässä kohdassa nimettyyn sähköpostiosoitteeseen.
Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme palveluamme yksityishenkilöinä käyttävien henkilöasiakkaiden henkilötietoja sekä yritysasiakkaidemme yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Taulukossa on eritelty henkilötiedot, joita käsittelemme, käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet.
| Henkilötiedot | Käsittelyn tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Rekisteröidyn perustiedot* kuten nimi, henkilötunnus**, käyttäjätunnus ja salasana Rekisteröidyn yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot* kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot | Palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen | Sopimuksen täytäntöönpaneminen Oikeutettu etumme käsitellä tietoja liiketoimintamme harjoittamiseen ja kehittämiseen |
| Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen | Sopimuksen täytäntöönpaneminen | |
| Laskutus | ||
| Palveluidemme markkinointi (vain yritysasiakkaat) | Oikeutettu etumme käsitellä tietoja liiketoimintamme harjoittamiseen ja palveluidemme tarjoamiseen | |
| Kirjanpito | Lakisääteinen velvollisuutemme kirjanpitolain mukaisesti | |
| Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset | Noudattaa asiakkaan toivetta olla vastaanottamatta suoramarkkinointia | Lakisääteinen velvollisuutemme noudattaa suoramarkkinointikieltoa |
| Virtuaalidirektiivi.fi-koulutuspalvelun käyttöä koskevat tiedot kuten toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot ja käyttäjän palveluissa antamat tiedot | Käytettävän ja turvallisen palvelun tuottaminen | Sopimuksen täytäntöönpaneminen |
| Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista ammattipätevyyksiin ja muihin koulutuksiin liittyvistä koulutussopimuksista, kurssien suoritushistoriasta ja todistuksista, asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, maksutiedot, luottotiedot laskun tai osamaksun myöntämiseksi, sekä asiakkaan itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot | Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen | Sopimuksen täytäntöönpaneminen |
| Laskutus | ||
| Asiakassuhteen ylläpitäminen, asiakaspalvelun ja – kokemuksen kehittäminen | Oikeutettu etumme hallinnoida ja kehittää asiakassuhdetta Oikeutettu etumme palveluidemme kehittämiseen | |
| Palveluidemme markkinointi | ||
| Palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen | ||
| Kirjanpito | Lakisääteinen velvollisuutemme kirjanpitolain mukaisesti | |
| Automaattisesti kerätyt lokitiedot käyttäjän toimista tietojärjestelmissämme | Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen | Oikeutettu etumme valvoa ja selvittää tietojärjestelmän käyttäjän toimien ja tietojen käytön luvallisuutta |
| Asiakkaan tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot | Mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissamme | Suostumus |
| Käyttäytymisen analysointi ja profilointi |
** Henkilötunnuksen käsittely on tarpeellista jälkikäteen tapahtuvassa laskutuksessa, saatavien perinnässä ja luotonannossa.
Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään sekä asiakassuhteen aikana, kuten palveluiden käytön yhteydessä, mutta lisäksi myös viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Henkilötietojen siirrot, luovutukset ja vastaanottajat
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet palveluun käytettävän ohjelmiston (Zoom Communications, Inc.), IT-hallinnan, asiakaspalvelun ja markkinointitoimenpiteiden toteuttamisen ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Luovutamme tietoja maksunpalveluntarjoajalle, joka toteuttaa maksutapahtumat lukuumme. Lisäksi luovutamme tietoja laskutukseen, luottohakemukseen tai perintään liittyvissä asioissa näitä palveluita tarjoaville yrityksille tai muille kolmansille osapuolille mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi tai oikeusvaateen esittämiseksi tai puolustamiseksi. Luovutamme tietoja viranomaisille lainsäädännön niin velvoittaessa.
Välitämme koulutusten toteuttamiseen ja viranomaisilmoituksiin tarvittavia välttämättömiä henkilötietoja koulutuksen järjestäjälle, kuten CAP-Group Oy:lle. Voimme käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sisällä. Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille. Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa.
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat koulutusohjelmistot ja muut järjestelmät voivat mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että siirto perustuu Euroopan komission vastaavuuspäätökseen tai että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaviin lisäsuojatoimiin.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Järjestelmätoimittajien ja muiden henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa olemme allekirjoittanut henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu salasanoilla ja käyttöoikeustasoilla. Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä.
Henkilötietojen säilytysaika
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Säilytämme pääsääntöisesti asiakkaidemme tietoja sopimuksen keston ajan sekä tarvittavan reklamaatio- tai kanneajan tämän jälkeen. Luottotietopäätöksen tietoja säilytetään vain 14 päivän ajan, jonka jälkeen ne tuhotaan, kuitenkin niin, että luottopäätöksen tieto (kyllä/ei) säilyy asiakastiedoissa, jos rekisteröity ilmoittautuu kurssille. Suostumuksella kerättyjä tietoja käsitellään niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Mikäli asiakas voi vastustaa käsittelyä, poistetaan tiedot, kun asiakkaan vastustusta koskeva pyyntö on käsitelty ja vastustus hyväksytty.
Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä käsitellä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Henkilötietoja voidaan säilyttää edellä mainittuja säilytysaikoja pidempään, jos se on tarpeen erityisestä syystä, kuten rikosepäilyjen ja niitä koskevan viranomaistutkinnan vuoksi. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen asiakkaan maksutapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan lisäksi säilyttää edellä mainittuja määräaikoja pidempään kirjanpitolain velvoittamien säilytysaikojen mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
| Oikeus | Missä tilanteissa |
|---|---|
| Tarkastaa itseä koskevat tiedot | Aina |
| Vaatia virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista | Aina |
| Vaatia tietojen poistamista | Kun jokin tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
| Peruuttaa suostumus | Kun käsittely perustuu suostumukseen |
| Vastustaa tietojen käsittelyä | Kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja kyseessä on erityinen henkilökohtainen tilanne tai jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten |
| Pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista (esim. siksi ajaksi, kun tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua) | Jos tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
| Siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään | Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, käsittelyä suoritetaan automaattisesti ja siirto on teknisesti mahdollinen ja jos tieto koskee asiakkaan itse toimittamiaan tietoja |
| Tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle | Aina |
Edellä mainitut pyynnöt, kiellot ja peruutukset voidaan tehdä toimittamalla ne kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@datadrivers.fi. Pyynnön tulee sisältää rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot. Tietosuojan varmistamiseksi saatamme pyytää rekisteröityä todentamaan henkilöllisyytensä.
Vastaamme rekisteröidyn esittämiin rekisteröityjen oikeuksien käyttöä koskeviin pyyntöihin ja tiedusteluihin kuukauden sisällä.
